Juntando vouchers y buscando en WhatsApp qué se pagó y para qué obra. Pasan días y el saldo real nadie lo sabe.
HATUN ERP · Fondos y pagos
Cajas de obra: el dinero en campo, con sustento y a la vista de gerencia
Una sola forma de controlar el flujo de dinero dentro de la empresa, desde el celular y la web: depósitos de gerencia, pagos a proveedores y rendiciones. Cada pago se registra en el momento con su voucher y lleva la obra a la que corresponde, la rendición se arma sola y gerencia ve cuánto se gastó en cada obra sin esperar fin de mes.
El problema
El dinero sale todos los días; el control llega semanas después
Viáticos, compras urgentes, fletes, jornales. Sin un sistema, esto es lo que pasa en casi toda obra:
Se transfiere, se manda el voucher por chat y después alguien tiene que registrarlo a mano, con diez datos, en un documento interno.
Quien pagó la registra en su caja y contabilidad la vuelve a registrar en Compras. Dos registros, un solo pago.
El dinero de una obra paga otra “por fuera” y al cierre nadie sabe cuánto costó realmente cada una.
La solución
Una sola forma de manejar el dinero, desde el celular y la web
Todo el que maneja dinero tiene una caja, y el dinero se mueve entre cajas con su voucher. Tres ideas lo ordenan todo:
La obra se decide al pagar, no al depositar
Un solo depósito sirve para pagar a cualquier obra. Cada pago lleva su obra, o se marca como gasto general. Así el sistema sabe cuánto se gastó en cada obra, aunque la entrega haya sido una sola.
Cada pago en el momento, con su voucher
Se comparte el voucher al celular, se elige la obra y listo: el pago queda en la caja con su sustento. La rendición ya no se arma al final: se arma sola.
El documento firmado, solo cuando hay efectivo en mano
Si el dinero se movió por transferencia, el voucher es la prueba. El documento interno de entrega de dinero, impreso y firmado, queda solo para cuando se entrega efectivo a alguien.
Dos tipos de caja, un solo sistema
Caja general
La de quien paga para varias obras: gerencia o finanzas. Es un libro siempre al día que no se rinde: gerencia lo revisa cuando quiere, observa cualquier pago y recibe la respuesta con su evidencia en el mismo lugar. Cada pago que sale de ella lleva la obra a la que corresponde.
Caja de obra
La del responsable en una obra: todo lo que paga es de esa obra. Trabaja por períodos: cuando termina, rinde con todo ya cargado y quien le entregó los fondos aprueba o devuelve con observaciones. Puede tener una caja por cada obra en la que trabaja.
Lo que ve gerencia
- El gasto por obra desde cualquier caja, con sus comprobantes, cuando quiera.
- Cuánto dinero hay en cajas hoy y quién lo tiene.
- Observar un pago y recibir la respuesta con su evidencia.
- Cerrar la obra cuando termina: nadie puede cargarle más pagos.
Lo que deja de hacerse
- Llenar un documento interno por cada transferencia: el voucher ya es la prueba.
- Rendir al final juntando vouchers y buscando en WhatsApp qué se pagó.
- Registrar la misma factura en la caja y en Compras: la pagada desde caja llega a Compras ya vinculada.
- Cruzar fondos de una obra para pagar otra “por fuera”.
Cada movimiento pesa en la obra. Lo que sale de cualquier caja con una obra marcada entra en su centro de costo, así que el
gasto de caja también se ve en la rentabilidad por obra. HATUN ERP por dentro →
El voucher llega desde el celular
Con HATUN TUPU, la app Android incluida para clientes HATUN, quien paga en campo comparte el voucher, escanea el QR de SUNAT de la factura si la hay y elige la obra, con o sin señal. El pago queda en su caja y el comprobante llega a Compras sin digitar. Quien no maneja celular rinde con papeles y quien le entregó el dinero los adjunta.
“El papel se pierde. La foto llega.”
HATUN TUPU, la app de campo de HATUN ERP
Lo que nos preguntan
Preguntas frecuentes
¿Cómo controlar la caja de una obra?
Dándole una caja a cada persona que maneja dinero y registrando cada pago en el momento, con su voucher y su obra. En HATUN ERP el saldo de cada caja se ve en todo momento, la rendición nace con lo ya registrado y gerencia ve el gasto por obra desde cualquier caja.
¿Qué diferencia hay entre una caja general y una caja de obra?
La caja general es la de quien paga para varias obras: un libro siempre al día que gerencia revisa cuando quiere y en el que cada pago lleva la obra a la que corresponde. La caja de obra es la del responsable de una obra: trabaja por períodos, rinde y quien le entregó los fondos aprueba o devuelve con observaciones.
¿Cómo se hace la rendición de la caja de obra?
Ya no se arma al final juntando vouchers: cada pago se registró en el momento desde el celular o la web, así que la rendición nace llena. El responsable revisa, completa lo que falte y envía; quien le entregó los fondos aprueba o devuelve con observaciones por ítem.
¿Se puede registrar el voucher desde el celular?
Sí. Con HATUN TUPU compartes el voucher del banco o de Yape, escaneas el QR de SUNAT de la factura si la hay y eliges la obra; con o sin señal. El pago queda en tu caja y la factura llega a Compras sin registrarla dos veces. Conocer HATUN TUPU →
¿Cuándo hace falta un documento firmado?
Solo cuando se entrega efectivo en mano: el documento interno de entrega de dinero se imprime, se firma y queda como sustento. Si el dinero se movió por transferencia, el voucher es la prueba y no hace falta llenar nada más.
Mira las cajas de tu empresa con tus propios ojos.
Demostración sin compromiso: entregamos fondos, pagamos desde el celular y vemos el gasto por obra juntos.